Microsoft Excel Introduction

Microsoft Excel

 MSExcel Microsoft Office का एक भाग है.  MS Excel, जिसका पूरा नाम ‘Microsoft Excel‘ है तथा इसे ‘Excel‘ के नाम से भी जानते है, एक Spread Sheet Program है, जो आंकडों को Tabular format में open, create, edit, formatting, calculate, share एवं print आदि करने का कार्य करता है. MS Excel को Microsoft द्वारा विकसित किया गया है.

इसका इस्तेमाल बेसिक कैलकुलेशन, ग्राफ़िक टूल, पाइवोट टूल, पाइवोट टेबल, और मैक्रोस बनाने के लिए किया जाता है. एक्सेल में दूसरी एप्लीकेशन के जैसी ही spreadsheet बनाने के लिए बेसिक feature उपलब्ध होते हैं जिसमे rows और columns के रूप में cells के collection arranged होते हैं और जिनमे डाटा को को organize और manipulate हैं.

Microsoft excel में बडी आसानी से Salary chart, Office employee, Database management, Billing Software, stock management Software तैयार किये जा सकते हैं

MS Excel की विंडो को कई भागों में बाँटा गया है. जिन्हे ऊपर चित्र में एक रेखा के माध्यम से नाम सहित दिखाया गया है. आइए MS Excel विंडो के प्रत्येक भाग को क्रम से जानते है.

एक्‍सेल में वर्क बुक क्‍या होती है - What is Work Book in Excel in Hindi 

एक्‍सेल की फाइल को वर्कबुक कहते हैं एक वर्कबुक में कई सारी वर्कशीट हो सकती हैं दूसरे शब्‍दों में वर्कबुक वर्कशीट का कलेक्‍शन होता हे एक्‍सेल की एक वर्कबुक में अधिकतम 255 वर्कशीट जोडी जा सकती हैं या बनाई जा सकती हैं

एक्‍सेल में वर्कशीट क्‍या होती है - What is a Worksheet in Excel in Hindi 

वर्कशीट एम0एस0 एक्‍सेल का सबसे महत्‍वपूर्ण भाग है जो हमें एम0एस0 एक्‍सेल खोलते समय ही दिखाई दे जाता है इसमें एक शीट होती है जो रॉ और कालम से मिलकर बनी होती है इस वर्कशीट में ही सारा काम किया जाता है आप कोई भी अंक या लेटर इस वर्कशीट में टाइप करते हैं पहली बार एक्‍सेल ओपन करने पर वाई डिफाल्‍ट तीन वर्कशीट खुलती हैं जिसे Sheet-1 Sheet-2 and Sheet-3.... के नाम से दर्शाया जाता है 

एक्‍सेल में रॉ क्‍या होती है-

एक्‍सेल में Horizontal Block को Raw कहते हैं एक्‍सेल में रॉ को 1,2,3 से प्रदर्शित किया जाता है एक एक्‍सेल शीट में अधिकतम रॉ की संख्‍या 1048576 रॉ आ सकती हैं यह उपर से नीचे की ओर बढती जाती हैं

एक्‍सेल में कॉलम क्‍या होते हैं - 

एक्‍सेल में Vertical Block को कॉलम कहा जाता है इसे A, B, C, D से प्रदर्शित किया जाता है वर्तमान में एक्‍सेल  में अधिकतम कॉलम की संख्‍या 16384 है यह कॉलम एक्‍सेल में वायें से दायें की ओर होते हैं 

एक्‍सेल में सेल क्‍या होते हैं- 

एक्‍सेल में एक Cell का मतलब वह स्‍थान होता है जहां एक रॉ और कॉलम मिलता है या Intersection करता है किसी Cell का नाम रॉ और कॉलम के नाम को मिलाकर ही बनता है उदाहरण के लिए अगर किसी Cell का नाम “A1” है तो उसमें “A” Column है और “1” Raw है 

एक्‍सेल में फार्मूला क्‍या होता है - 

एक्‍सेल के Cell में आप को भी वेल्‍यू आप टाइप करते हैं उसे जोडने,घटाने, भाग देने के लिए एक खास सूत्र टाइप किया जाता है जिसमें Cell references, Values, Functions का एक खास क्रम होता है जो Values के अनुसार Result देता है एक्‍सेल में एक फार्मूला हमेशा = (equal) के साथ शुरू होता है 

MS Excel के formulas 

MS Excel एक spreadsheet (स्प्रेडशीट) Program है जिसमे Tabular Format में डाटा रखा जाता है इसमें हम records, sellery info या और भी कई हिसाब किताब आदि रख सकते हैं।

लेकिन इस डाटा पर हमें कभी कभी कई operations जैसे जोड़ना, घटाना, गुना करना, एवरेज निकालना आदि करने पड़ जाते है जिन्हे हम manually भी कर सकते हैं लेकिन कभी कभी हमारे पास डाटा बहुत ज्यादा होता है इतना ज्यादा की हम उस पर ये सभी operations manually perform नहीं कर सकते।

ऐसे ही कामों के लिए Microsoft Excel हमें कुछ formulas या functions प्रदान करता है जिससे हम ऐसे ही कई सारे बड़े बड़े काम बहुत ही आसानी से कर सकते हैं।

Excel formulas Use 

Excel में formulas को Use करना बहुत ही आसान है इसके लिए आपको सबसे पहले एक खाली (empty) cell select करनी होती है जिसमे आप उस फार्मूला का output रखना है।

Formula हमेशा Formula bar में ही लिखें cell में ना लिखें। हर formula की शुरुआत equals '=' sign (चिन्ह) से होती है।

Formula लिखने और value देने के बाद आपको output के लिए enter दबाना पड़ता है।

Formula में value या inputs हमेशा parenthesis '()' यानी छोटे कोष्ठक के अंदर दी जाती है।

SUM

SUM formula का इस्तेमाल दो या दो से अधिक अंको का SUM करने यानी जोड़ने के लिए किया जाता है। जब भी हम किसी वर्कशीट में कुछ elements या elements की कतार को जोड़ने की जरूरत पड़ती है तो हम Excel के इस function या formula का इस्तेमाल कर सकते है। यह एक basic formula है जो हमें जानना बहुत जरूरी है। अगर हम इसके बिना cell में दिए हुए elements को जोड़ेंगे तो हमें बहुत ज्यादा समय लग जाता है।

Syntax

Excel में हम दो तरह से SUM का इस्तेमाल कर सकते है।

1. पहला AutoSum का इस्तेमाल करके

इसके लिए आपको सबसे पहले आपको जिस row का Sum करना है उसके निचे एक खाली cell सेलेक्ट करनी है।

अब आपको Menu bar में FORMULAS पर क्लिक करना है उसके बाद आपको Ribbon में दिख रहे AutoSum option पर क्लिक करना है। आपकी पूरी row का sum होकर selected sell में autofill हो जाएगा।

2. दूसरा =sum(elements) formula का इस्तेमाल करके।

अगर आपको selected cells का sum करना है तो आपको formula कुछ इस तरह इस्तेमाल करना है।

•  सबसे पहले एक खाली cell सेलेक्ट करें।
•  उसके बाद formula bar में =sum() लिखकर parenthesis '()' में जिस जिस cell का sum करना है उनका नाम डालना है।

जैसे - =sum(c1, d2, c3, a2)

AVERAGE

इस formula का इस्तेमाल करके हम excel में किन्ही भी selected numbers का average यानी ओसत निकाल सकते है। आइये जानते इसके बारे में है।

PRODUCT

इस formula का इस्तेमाल करके हम excel में numbers का product यानी गुना कर सकते है।

Syntax

Selected cell का product निकालने के लिए -

•  सबसे पहले एक खाली cell सेलेक्ट करें।
•  उसके बाद formula bar में =product() लिखें और parenthesis '()' यानी छोटे कोष्ठक के बीच में उन सभी cells का नाम लिखें जिनका product निकालना चाहते है।
•  और enter बटन दबा दें।

पूरी row का product निकलने के लियें -

•  एक खाली cell सेलेक्ट करें।
•  उसके बाद formula bar में =product() लिखकर parenthesis '()' में row के पहले cell का नाम लिखें है उसके बाद कोलन ':' लगाना है उसके बाद आखिरी cell का नाम लिखना है और फिर enter दबा दे।

• MIN & MAX

  इन दोनों formulas का इस्तेमाल करके हम selected numbers या किसी row के numbers में से सबसे maximum यानी बड़ा और सबसे minimum यानी सबसे छोटा number ढूंढ सकते है।
  
  Syntax
  
  selected cells के लिए min और max का इस्तेमाल -
  
  
  •  सबसे पहले एक खाली cell सेलेक्ट करें।
  •  उसके बाद formula bar में =min() लिखें और parenthesis के बीच में अपने cells का नाम लिखें। (अगर minimum value ढूँढनी है तो)।

  • UPPER

    यह formula पिछले formulas की तरह numbers के लिए नहीं है बल्कि इस formula का इस्तेमाल हम lowercase में लिखे हुए शब्दों या नमो को uppercase में करने के लिए करते है।
    
    Syntax
    
    इसका इस्तेमाल एकदम सिंपल है।
    
    
    •  इसके लिए सबसे पहले एक खाली cell सेलेक्ट करनी होगी।
    •  उसके बाद formula bar में अपना formula =upper(cell name) लिखना होगा और cell name की जगह उस cell का नाम लिखना है जिसमे आपका text मौजूद है।
    
    Example
    
    upper() formula का example
    
    सबसे पहले एक cell सेलेक्ट किया।
    
    फिर अपना formula डाला
    
    =upper(a10)

MS Excel Window में उपलब्ध सभी टूल्स

1. Office Button

Office Button MS Excel का एक प्रमुख भाग है. यह बटन menu bar में होता है. इस बटन में MS Excel में बनने वाली फाईल या स्प्रेडशीट के लिए कई विकल्प होते है.

2. Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar MS Excel का एक विशेष भाग है. यह टूलबार Title bar में होता है. इसे हम शॉर्टकट की तरह उपयोग मे लेते है. इस टूलबार में अधिकतर काम आने वाली commands को add कर दिया जाता है और वे इसमे जुड जाती है. Quick Access Toolbar की सहायता से MS Excel में कार्य थोडी speed से हो पाता है.

3. Title bar

Title bar MS Excel विंडो का सबसे ऊपरी भाग है. इस बार पर MS Excel मे बनाई गई फाईल के नाम को दिखाया जाता है. जब तक फाईल को रक्षित (save) नही किया जाएगा फाईल का नाम नही दिखाया जाता है और वहां “Book1” लिखा होता है. जैसे ही हम फाईल को किसी नाम से रक्षित (save) करते है तब “Book1” के स्थान पर फाईल नाम दिखाया जाता है. Title Bar के दांये कोने में तीन बटन होते है. इन तीन बटन में पहला बटन “Minimize” होता है जिस पर क्लिक करने से Open Program Task Bar में आ जाता है. दूसरा बटन “Maximize or Restore down” होता है. यह बटन विंडो की width को कम या ज्यादा करने का कार्य करता है. और तीसरा बटन “Close Button” है जो प्रोग्राम को बंद करने का कार्य करता है.

4. Ribbon

Ribbon MS Excel विंडो का एक और भाग है. यह Menu Bar से नीचे होता है. इस पाठ मे दिखाई गई MS Excel विंडो में लाल रंग का हिस्सा ही Ribbon है. इस भाग में MS Excel Tabs (जो विकल्प menu bar में होते है) के विकल्पों को दिखाया जाता है.

5. Menu Bar

Menu Bar MS Excel में टाईटल बार के नीचे होती है. इसे Tab Bar भी बोल सकते है, क्योंकि इन्हें अब टेब ही बोला जाता है. Menu Bar में कई विकल्प होते है और प्रत्येक की अपनी Ribbon होती है.

6. Name Box

Name Box MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में एक बॉक्स होता है. इस बॉक्स में Sheet Cell के नाम को दिखाया जाता है एवं हम इसमें cell का नाम डालकर उसे खोज भी सकते है.

7. Formula bar

Formula Bar MS Excel में Ribbon के नीचे बांये कोने में Name Box के बगल में होती है. इस बार में MS Excel Formulas को लिखा जाता है.

8. Status Bar

Status bar MS Excel में text area के बिल्कुल नीचे होती है. इस बार में “Zoom Level” नामक टूल होता है, जिसकी सहायता से Sheet को Zoom in तथा Zoom out किया जा सकता है. इसके अलावा भी बहुत से टूल इस बार में होते है, जैसे; Language, Word Count, Page Number आदि.

9. Scroll Bar

Scroll Bar MS Excel में दांये तरफ लम्बवत (vertically) तथा नीचे आडी (horizontally) बार होती है, जो Sheet को ऊपर-नीचे एवं दांये-बांये सरकाने का कार्य करती है.

10. Text Area

Text Area MS Excel का सबसे मह्त्वपूर्ण भाग है. और यह MS Excel विंडो का सबसे बडा तथा मध्य भाग होता है. Text area को MS Excel में Sheet बोला जाता है. इसी क्षेत्र मे text को लिखा जाता है.

Microsoft Excel यह एक electronic spreadsheet  है, जिसका उपयोग रो और कॉलम में डेटा अरेंज करने और उसमें  कैलकुलेशन करने के लिए होता है। आप आप से सैलेरी शीट, मार्क शीट और कोटेशन जैसे काम बहुत आसानी से कर सकते है।

Excel कि फाइल को Workbook कहा जाता है और एक वर्क‍बुक में डिफ़ॉल्ट रूप से ३ शीट होती है, जिन्‍हे आप एड या डिलीट कर सकते है। एक्‍सेल 2010 के एक शीट में 1,048,576 रो और 16,384 कॉलम होते है, जो पूराने Excel 2003 से 1500% ज्‍यादा रो और 6,300% ज्‍यादा कॉलम है।

MS Excel की विशेषताये

स्वत: पुनर्गणना (Automatic Recalculation)

Excel में बनाई गई टेबल के किसी सूत्र के मान (Value) में यदि परिवर्तन किया जाता हैं तो एक्सेल स्वत: ही पुनर्गणना कर परिणाम को अपडेट कर देता हैं |

फंक्श का प्रयोग (Use of Functions)

Excel में अनेक कार्य करने के लिए पूर्व निर्मित प्रोग्राम होते हैं जिन्हें गणना के प्रयोग में लेने पर यूजर कैलकुलेशन के समय आने वाली लम्बी प्रक्रिया से बच जाता हैं और जल्द ही परिणाम प्राप्त हो जाते हैं फंक्शन अनेक प्रकार के होते हैं – गणितीय, सांख्यकीय, वित्तीय, तार्किक आदि

फोर्मटिंग (Formatting)

Excel वर्कबुक को आकर्षित बनाने के लिए फोर्मटिंग की सुविधा प्रदान करता हैं एक्सेल टेक्स्ट के साथ साथ Numbers, date, time आदि भी विभिन्न फॉर्मेट में डालने की अनुमति प्रदान करता हैं |

डेटाबेस (Database)

Excel में उपलब्ध डाटा को उचित प्रकार से संगृहीत व नियंत्रित किया जा सकता हैं डाटा को यूजर अपने अनुसार Sort, filter के अतिरिक्त उनसे रिपोर्ट भी तैयार कर सकता हैं |

ग्राफ बनाना (Creating Graph)

Excel में डाटा को प्रभावी रूप से प्रदर्शित करने के लिए डाटा को ग्राफ के रूप में प्रदर्शित किया जा सकता हैं जिससे उनका विश्लेषण अच्छी तरह किया जा सके | चार्ट डाटा को पढने व समझने में आसान बना देता हैं एक्सेल में कई प्रकार के चार्ट होते हैं जैसे – Column, Bar, Line, Pie, XY Scatter, Doughnut, Surface, Bubble, Stock आदि |

एडिटिंग (Editing)

Excel वर्कशीट में एक बार डाटा टाइपिंग के पश्चात् सुधार किया जा सकता हैं सुधार के अंतर्गत नया डाटा टाइप करना, पुराना डाटा डिलीट करना या उसमे परिवर्तन करना होता हैं |

सेविंग एवं प्रिंटिंग (Saving and Printing)

Excel में बनाई गई सभी वर्कशीट को फाइल के रूप में सेकेंडरी स्टोरेज में भविष्य के लिए स्टोर किया जा सकता हैं एवं प्रिंटर के द्वारा वर्कशीट की Hard copy भी प्राप्त की जा सकती हैं |

एमएस एक्सेल के कीबोर्ड शॉर्टकट - 

नई वर्कबुक बनाने के लिए	Ctrl+N
वर्कबुक ओपन करने के लिए	Ctrl+O
वर्कबुक सेव करने के लिए	Ctrl+S
शीट का प्रिंट प्रिव्‍यू देखने के लिए	Ctrl+F2
वर्कशीट का प्रिंट निकालने के लिए	Ctrl+P
एक्‍सेल को बंद करने के लिए	Alt+F4
बोल्‍ड करने के लिए	Ctrl+B
इटेलिक करने के लिए	Ctrl+I
अन्‍डर लाइन करने के लिए	Ctrl+U
अगली वर्कशीट में जाने के लिए	Ctrl+Page Down
पिछली वर्कशीट में जाने के लिए	Ctrl+Page Up
वर्कशीट में फाइण्‍ड करने के लिए	Ctrl+F
वर्कशीट में रिप्‍लेस करने के लिए	Ctrl+H
Cell  को Date फारमेट में बदलने के लिए	Ctrl+Shift+#
Cell  को करेंसी फारमेट में बदलने के लिए	Ctrl+Shift+&
Cell  को परसेंट फारमेट में बदलने के लिए	Ctrl+Shift+%
Cell  को Time फारमेट में बदलने के लिए	Ctrl+Shift+@
Chart बनाने के लिए	F11
शीट को रीफ्रेश करने के लिए	F9
Go To कमाण्‍ड Open करने के लिए	Ctrl+G

MS Excel में database तैयार करते है और database धीरे धीरे बड़ा हो जाने के हमें डाटा analyis में समस्याओं का सामना करना पड़ता है. MS Excel में इसी समास्या के समाधान के लिए हम Filter option उपयोग करते है.

Filter के माध्यम से हम Database डाटा को हम आसानी से फिल्टर कर सकते है, फ़िल्टर option हमें ms एक्सेल में Home Tab और Date Tab में उपलब्ध होता है चलिये Filter option का उपयोग करके देखते है.

Types Filter Option in MS Excel

Filter के प्रकार

• Simple Filter
• Advanced Filter in Ms Excel

Simple Filter –

Simple Filter option हमें होम टैब और डाटा टैब में उपलब्ध हो जायेगा, इस फिल्टर के माध्यम से हम आसानी से फिल्टर कर सकते है.

Simple Flter

• सबसे पहले अपने database को सेलेक्ट करें.
• अब होम टैब या डाटा टैब में जाकर Filter option का चयन करें.
• अब होम टैब या डाटा टैब में जाकर Filter option का चयन करे.
  Filter option को सेल्क्ट करते ही प्रत्येक कॉलम में डाउन एरो का चिन्ह दिखाई देगा इस डाउन एरो के
  माध्यम से अपने डाटा को फिल्टर कर सकते है.

Example – Simple Filter

Advanced Filter in Excel in Hindi

Advanced Filter

यह भी फ़िल्टर करने का advance माध्यम है. advance Filter जैसे के नाम से पता चल
रहा है, इसमे हम कुछ condition लगाकर डाटा को फ़िल्टर कर सकते है. advance filter में हम विभिन्न प्रकार के condition के साथ database को फ़िल्टर कर सकते है